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盘点差异的十八种处理办法(一)

文章出处:本站人气:3发表时间:2019-12-11 10:55:00【

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一、前言

关于盘点,这是一个老生常谈的问题,可能有些仓库管理老鸟会对此嗤之以鼻。但是,作为仓库管理中的重要组成部分,在日常管理中,盘点的重要性常常被仓库主管们忽略,认为只要保证了入出库的准确性,库存数据肯定没问题。殊不知,哪怕最微小的一个误差(这个误差不一定是仓库管理人员造成的,也有可能是上下游客户造成的),在日积月累下,就可能产生连锁反应,造成库存数据的巨大偏差。我们在项目现场中经常遇到因为盘点没做好(盘点过程没做好或者对盘点结果没处理好)而导致出现大量的库存误差,造成企业不必要的损失。比如某知名品牌酒类仓库,年终盘点发现有两千多件商品和账目不符,双方约定暂时账务与实物同时冻结,暂不处理(这绝对是个不定时炸弹,什么时候处理,难道要留待子孙后代处理)。再比如某知名品牌食品仓库,年终盘点时发现二百多万货值的商品过保质期,甲乙双方在责任认定上互相指责(作为业内人士,百分百认定是仓库企业责任,暂且不提为何没控制好先进先出,如果早盘点早发现早通报早处理,至少不会拖到年底产生纠纷;哪怕是因为客户货物滞销导致,至少也要及时发现并向客户通报结果)。

盘点,就是为保证库存准确性,通过实物清点结果和账面结果对比,发现实物库存和账面库存之间的差异,并及时纠正和调整。以上是我们对盘点的定义(没参考度娘和教科书)。那么盘点的目的就是为保证库存的准确性,这个准确性包括数量的准确性、存放位置的准确性、存货质量的准确性等。再深究一下,为什么要保证库存准确性呢(有点啰里啰嗦了),有多方面,一方面是为了保证日常入出库业务的顺畅;另一方面是为了及时发现日常业务管理中的问题;第三是为仓库及其上下游机构提供决策支持。再细致的解释我们就不在本文阐述了。本文内容着重介绍如何处理账面库存结果和实物库存结果之间的差异。

 

二、保证盘点结果的准确性

发现库存差异的前提,是实物清点库存和账面库存都是准确的。账面库存的准确性暂时不在本文讨论;实物清点也必须要有准确性,否则拿它和账面库存去比较就失去了意义。没有明确目的、应付了事的盘点,是很难获得准确实物库存信息的;不准确的实物清点信息,不仅对发现盘点差异没有丝毫帮助,反倒容易造成库存信息混乱,做无用功,使员工丧失对库存准确性的信心。

 

1、复核制盘点

那么怎样保证实物清点信息的准确性呢,一般的做法是建立盘点管理制度,制定盘点操作流程,建立奖惩制度,要求员工提高责任心清点的时候认真仔细等等,这些都是一些主观的管理办法。在大量的库存数据面前,单靠人工方式去盘点(哪怕是借助了RFRFID等盘点工具)是很容易出现人为误差的。假定每个人清点库存数据的准确率是99%,实际情况是你无法知道不准确的1%到底出现在哪个商品上。如果拿一个人的盘点库存结果去和账务库存结果对比,那出现的差异里就会包括盘点本身的误差以及账务对比的误差,增加盘点差异的处理复杂度。为了避免实物清点结果本身的误差,有条件的企业一般采用复核盘点制度,也就是派出两波次或以上的人员对同一盘点任务分别进行清点。两波次人员一次盘点的准确率是99%*99%=98.01%,同时误差率是1%*1%=0.01%;也就是说一个波次盘点人员的误差率是1%的话,两个波次人员同时盘点,其结果本身的误差率只有万分之一,这个误差率我们一般是能容忍的(也可以到第三波次,将误差率降到百万分之一)。

仔细的读者可以发现,两波次人员同时盘点准确率在98.01%,误差率0.01%,误差率是低了,但准确率也没有提升,跟着降低了。我们来看这个公式:98.01%+0.01%=98.02%100%,这中间差的1.98%到哪里去了呢。假设两个波次的盘点人员分别为AB,这个内容,实际上就是A数对了B没有数对以及B数对了A没有数对的部分。在将AB的清点结果合并成最终的盘点结果之前,AB之间要就差异部分进行复盘,直至消除这1.98%的差异,这样AB的最终结果准确率就都是99.99%

所有初次接手的仓库项目,人员还不熟练的仓库项目,库存管理混乱的仓库项目我们都推荐采用复核制(哪怕会消耗双倍的人力)。采用复核制盘点,可以增强员工的责任心(互相监督,互相核查),便于盘点制度奖惩制度的落实(有据可查)。如果实在人手不足,也可以考虑让一个人做两遍以消除实物清点本身的误差。